Politique sur la protection des renseignements personnels
Afin de se conformer aux exigences de la Loi modernisant des dispositions législatives en matière de protection des renseignements personnels, LQ 2021, c 25, communément appelée Loi 25, l’Association des familles Michaud Inc. [l’AFMI] a mis en place une politique visant à protéger l’identité de ses membres et les renseignements personnels qu’ils partagent avec elle.
Collecte et utilisation des renseignements personnels
Les renseignements personnels (civilité, nom, prénom, adresse civique, langue de correspondance, date de naissance, numéro de téléphone, adresse de courriel des membres actifs ou non et des non-membres) que l’AFMI recueille dans le cadre de ses activités, notamment par le biais de son site Web, d’événements publics, de rencontres personnelles, d’appels téléphoniques, de correspondance électronique et papier et d’achat de produits, sont sujets à la politique de confidentialité en vigueur.
L’AFMI recueille, utilise, communique et conserve uniquement les renseignements personnels essentiels aux objectifs suivants :
- identifier ses membres;
- établir et mettre à jour leurs dossiers;
- s’assurer que les services offerts correspondent à leurs besoins;
- les conseiller sur les recherches généalogiques;
- se conformer à des exigences légales et réglementaires.
Les renseignements personnels sont utilisés, en tout ou en partie, dans les situations suivantes :
- création d’un dossier de membre suite à une demande d’abonnement à l’AFMI;
- envoi d’un courriel de bienvenue;
- envoi de la carte de membre;
- envoi de la revue Le Brelan;
- envoi d’un courriel indiquant la parution de la dernière édition de la revue Des nouvelles de chez nous;
- envoi d’un courriel à un nouveau membre demandant des informations absentes du formulaire d’adhésion et nécessaires à la gestion de son dossier de membre;
- envoi d’un message indiquant qu’une modification a été effectuée dans le dossier d’un membre suite à une demande de ce dernier;
- envoi d’une carte ou d’un message d’anniversaire;
- envoi de l’invitation à l’assemblée générale annuelle;
- chronique nécrologique;
- toute autre communication de l’AFMI non définie ci-dessus.
Seuls les membres du conseil d’administration de l’AFMI dûment autorisés peuvent avoir accès au dossier d’un membre à condition que la situation le justifie (p.ex. modification au dossier).
En aucun temps les partenaires de l’AFMI n’ont accès à la liste de ses membres et à leurs renseignements personnels. De plus, l'AFMI ne vend, loue, distribue, échange ou transfert les renseignements sur ses membres à quelque entreprise, organisme ou particulier à des fins commerciales ou autres, à moins que la loi ne le prescrive.
Navigation dans le site www.famillesmichaud.org
Toute utilisation et navigation dans le site www.famillesmichaud.org implique que les utilisateurs consentent à ce que des renseignements personnels soient collectés et utilisés conformément à la politique de confidentialité en vigueur s’ils communiquent avec l’AFMI par courriel ou s’ils achètent des produits. Dans ce dernier cas, les utilisateurs sont redirigés vers un service externe de paiement en ligne (exemple Paypal). Seules les adresses de facturation et d’expédition des utilisateurs sont recueillies afin d’honorer les commandes en cours.
En aucun temps l’AFMI n’a accès aux numéros de carte de crédit, ceux-ci étant utilisés uniquement lors des transactions impliquant le service externe de paiement en ligne. À chaque nouvelle transaction en ligne les utilisateurs devront entrer à nouveau les renseignements demandés, dont leur numéro de carte de crédit.
L’AFMI décline toute responsabilité en matière de collecte de renseignements personnels lorsque les utilisateurs de son site Web accèdent aux sites Web de tiers, la politique de l’AFMI en vigueur en matière de confidentialité ne s’appliquant pas à ceux-ci. L’AFMI invite donc les utilisateurs de son site Web à lire la politique de confidentialité des sites tiers pour en savoir davantage sur la protection des renseignements personnels.
Renseignements personnels transmis par les utilisateurs
Les renseignements personnels que l’AFMI recueille nécessitent le consentement préalable des personnes concernées, ces dernières étant toujours averties clairement et sans ambiguïté. Ce consentement est implicite lors d’une inscription ou d’un renouvellement et l’AFMI en avise le membre dans ses communications. En tout temps, ces personnes peuvent refuser de fournir des données personnelles et demander à se retirer de nos listes d’envois, abonnements, etc. Les renseignements personnels transmis à l’AFMI par le biais de ses formulaires en ligne et de courriels sont utilisés uniquement à des fins spécifiques et limitées, à savoir répondre aux demandes des personnes à l’origine de ces envois.
Les renseignements personnels erronés transmis à l’AFMI sont saisis tels quels dans la base de données nominatives. Il sera de la responsabilité du membre de demander une rectification en fournissant l’information adéquate (exemple un changement d’adresse).
Tout document transmis, qu’il le soit en format électronique ou par envoi postal, est traité avec la plus grande confidentialité et est utilisé uniquement par l’AFMI, aucune information s’y trouvant n’étant communiquée à des tiers.
Informations transmises automatiquement
Tout utilisateur ayant accès à quelque page que ce soit du site Web de l’AFMI doit savoir que certaines informations sont transmises automatiquement entre l’appareil qu’il utilise (ordinateur, tablette, téléphone intelligent) et le serveur hébergeant le site Web de l’AFMI (famillesmichaud.org).
Les informations ainsi transmises (adresse IP de l’appareil, système de navigation, navigateur, durée de consultation, nom de domaine du site à partir duquel l’accès a été établi) ne permettent en aucun temps d’identifier la personne à l’origine de cet accès.
Communication des renseignements personnels
Si, pour une raison le justifiant, l’AFMI devait transmettre certains renseignements personnels à des tiers (par exemple des fournisseurs de services), ses membres en seraient avisés afin d’obtenir leur consentement.
Tout comme l’AFMI, ces tiers sont habituellement soumis à des conventions de non-divulgation et à des contraintes légales régissant leur utilisation des renseignements personnels qui leur seraient communiqués. L’AFMI ne fournira pas à ces tiers l’autorisation d’utiliser et de divulguer les renseignements personnels qu’elle leur transmet à des fins autres que les prestations de services demandées.
Conservation et protection des renseignements personnels
L’AFMI ayant à cœur de protéger vos renseignements personnels et leur intégrité, elle met tout en œuvre à cet effet. Cependant, comme toute entité morale présente sur Internet, l’AFMI ne peut garantir de façon absolue que le fournisseur de services Internet hébergeant son site Web ne subira jamais d’intrusions afin de dérober, notamment, les renseignements personnels de ses membres. C’est pourquoi, le cas échéant, l’AFMI se décharge de toute responsabilité quant à l’utilisation et à la modification de ces mêmes renseignements par des tiers.
Les renseignements personnels des membres sont conservés de façon permanente uniquement à des fins historiques. Cependant, une fois l’abonnement terminé et qu’il n’y a pas de renouvellement de la part d’un membre, celui-ci peut demander à l’AFMI de supprimer définitivement les données qui le concernent, à l’exception de celles nécessaires au respect de la loi.
Droits des membres
En tout temps un membre peut :
- demander une copie des renseignements personnels que l’AFMI détient à son sujet. Si certaines données sont incomplètes ou erronées, il peut demander de les faire corriger;
- autoriser l’AFMI à transmettre ses renseignements personnels à un tiers;
- demander à l’AFMI de ne plus utiliser ses renseignements personnels.
Les membres de l’AFMI sont invités à contacter la personne responsable de la protection des renseignements personnels (onglet Nous contacter du site Web) pour exercer leurs droits ou pour toute autre question en relation avec leurs droits. Pour répondre sécuritairement aux demandes indiquées ci-dessus, une preuve d’identité peut être demandée. Les informations qui y sont contenues seront utilisées uniquement dans le cadre pour lequel elles auront été fournies et seront ensuite détruites.
Un membre peut également déposer une plainte auprès d’un organisme de surveillance (p.ex. la Commission d’accès à l’information du Québec) s’il estime que ses renseignements personnels ont été utilisés indûment ou à des fins autres que celles mentionnées dans cette politique.
Mise à jour et modification de la politique de confidentialité
La politique de confidentialité en vigueur peut être modifiée en tout temps suite aux changements apportés à la Loi 25. Elle sera affichée sur le site Web de l’AFMI et les membres seront informés des changements apportés dans l’édition du Brelan suivant la publication de la politique révisée.
Les membres sont aussi invités à consulter le site Web de l’Association sur une base régulière afin de prendre connaissance des éventuels changements apportés à la politique en vigueur.
Important : Un des objectifs fondamentaux de l'Association des familles Michaud étant de faciliter la recherche généalogique pour tous les descendants de Pierre Micheau et d’informer le public en général, l’AFMI n’appliquera pas cette politique de façon à empêcher la diffusion de contenu à caractère généalogique ou historique.
Personne responsable de la protection des renseignements personnels :
En date du 18 décembre 2023, le conseil d'administration désigne M. André Paquet à titre de responsable de l'application de la présente politique. Il peut être rejoint par courriel à l'adresse